profile-bg

Regulamin

REGULAMIN OBRAD

XXXV ZGROMADZENIA OGÓLNEGO ZWIĄZKU GMIN WIEJSKICH RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

w Poznaniu, 22 kwietnia 2021 r.

W OKRESIE OBOWIĄZYWANIA STANU EPIDEMII

 

Na podstawie § 22 pkt 2 Statutu Związku Gmin Wiejskich Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z przepisami ust. 1b-1d art. 10 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, wprowadzonymi art. 17 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020 poz. 695) ustala się niniejszy Regulamin obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku w dniu 22 kwietnia 2021 r. XXXV Zgromadzenie Ogólne Związku w dniu 22 kwietnia 2021 r. prowadzone będą na zasadach opisanych w skierowanych do Członków Związku zawiadomieniach o obradach oraz na zasadach określonych Regulaminem.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Zgromadzenie Ogólne Związku, zwołane zostało w okresie obowiązywania stanu epidemii w trybie wynikającym z powołanych powyżej szczególnych przepisów prawa i  w związku z tym ma charakter wyjątkowy.

§ 2. Zgromadzenie Ogólne Związku, z uwagi na nałożone ograniczenia w związku ze stanem epidemii, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z zachowaniem warunków określonych w ust. 1b-1d art. 10 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach.

PRZEBIEG ZGROMADZENIA

§ 3. Zgromadzenie Ogólne Związku odbywa się za pośrednictwem platformy PPV Stream, w formie transmisji internetowej, w czasie rzeczywistym. Prezydium Zgromadzenia Ogólnego Związku pracuje w studio konferencyjnym MTP w Poznaniu, z zachowaniem obowiązujących wymogów sanitarnych.

§ 4. Udział w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku odbywa się po uprzednim zarejestrowaniu i zalogowaniu się w dniu dzisiejszym na stronie www.zgwrplive.pl, zgodnie z wysłaną wcześniej instrukcją. Logowanie było możliwe na 45 minut przed rozpoczęciem obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku.

§ 5. Uczestnicy Zgromadzenia Ogólnego Związku otrzymali z Biura Związku techniczną instrukcję udziału w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku.

REJESTRACJA PRZEDSTAWICIELI GMIN CZŁONKOWSKICH I POZOSTAŁYCH UCZESTNIKÓW ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 6. Rejestracja Przedstawicieli gmin członkowskich na Zgromadzenie Ogólne Związku odbywała się za pośrednictwem poczty elektronicznej i rozpoczęła się na 14 dni przed ogłoszonym przez Zarząd terminem obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku, to znaczy począwszy od dnia 8 kwietnia 2021 r. Rejestracja skończyła się na 5 dni przed terminem obrad, to znaczy w dniu 17 kwietnia 2021 r. Po upływie tego terminu rejestracja Przedstawiciela gminy, który z ważnych przyczyn nie dotrzymał terminu, mogła mieć miejsce na indywidualny wniosek zgłoszony do Biura Związku, z poinformowaniem Go o utracie możliwości zgłoszenia wystąpienia w trybie (§ 16 Regulaminu).

§ 7. Przedstawiciel gminy, dokonując rejestracji na stronie internetowej Zgromadzenia Ogólnego ZGWRP (www.zgwrplive.pl):

  1. był zobowiązany podać adres poczty elektronicznej, na który otrzyma materiały na Zgromadzenie Ogólne Związku oraz indywidualny kod logowania do obrad, który umożliwi mu pełny udział w Zgromadzeniu Ogólnym Związku, z prawem zabierania głosu on-line oraz z prawem do udziału w głosowaniach,

  2. miał prawo uczestniczyć w oficjalnej próbie technicznej Zgromadzenia Ogólnego Związku, która miała miejsce w dniu 19 kwietnia 2021 r.,

  3. wyraził zgodę na udział w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 8. Obserwator z gminy niebędącej członkiem Związku, dokonując rejestracji na stronie internetowej Zgromadzenia Ogólnego ZGWRP (www.zgwrplive.pl):

  1. był zobowiązany podać adres poczty elektronicznej, na który otrzymał materiały na Zgromadzenie oraz informację o logowaniu się do obrad w sposób, który umożliwia mu bierny udział w Zgromadzeniu Ogólnym Związku, bez prawa zabierania głosu on-line oraz bez prawa do udziału w głosowaniach,

  2. wyraził zgodę na udział w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, - w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 9. Dziennikarz zainteresowany akredytacją na Zgromadzenie Ogólne ZGWRP, dokonując rejestracji na stronie www.zgwrplive.pl:

  1. był zobowiązany podać adres poczty elektronicznej, na który otrzymał materiały prasowe na Zgromadzenie Ogólne Związku oraz informację o logowaniu się do obrad w sposób, który umożliwi mu bierny udział w Zgromadzeniu Ogólnym Związku, bez prawa zabierania głosu on-line oraz bez prawa do udziału w głosowaniach,

  2. wyraził zgodę na udział w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

§ 10. Gość, który przyjął zaproszenie na Zgromadzenie Ogólne ZGWRP:

  1. był zobowiązany podać adres poczty elektronicznej, na który otrzymał materiały na Zgromadzenie Ogólne Związku oraz indywidualny kod logowania do obrad (na stronie www.zgwrplive.pl), z prawem do zabrania głosu on-line podczas wystąpień Gości,

  2. był zobowiązany wyrazić zgodę na udział w dzisiejszym Zgromadzeniu Ogólnym Związku zorganizowanym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym na nagrywanie audio-video transmisji z obrad, w celu sporządzenia protokołu z obrad.

REPREZENTOWANIE PRZEDSTAWICIELA GMINY PRZEZ OSOBĘ UPOWAŻNIONĄ - PEŁNOMOCNIKA

§ 11. W przypadku pisemnego umocowania przez Przedstawiciela gminy do udziału w Zgromadzeniu Ogólnym pełnomocnika (zgodnie z § 17 ust. 3 Statutu Związku), Przedstawiciel gminy był zobowiązany do przekazania adresu e-mail i hasła użytego do rejestracji pełnomocnikowi. Osoba upoważniona - pełnomocnik logował się z adresu e-mail Przedstawiciela, wpisując hasło wygenerowane podczas rejestracji. Przedstawiciel gminy był zobowiązany do przesłania skanu upoważnienia do Biura Związku przed zalogowaniem się pełnomocnika.

PREZYDIUM ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 12. Nad prawidłowym przebiegiem dzisiejszego Zgromadzenia Ogólnego Związku czuwa Prezydium Zgromadzenia Ogólnego, które liczy maksymalnie 3 osoby. Przewodniczącym Prezydium i prowadzącym obrady Zgromadzenia jest Przewodniczący Związku Krzysztof Iwaniuk. Zastępcami Przewodniczącego Prezydium są Wiceprzewodniczący Związku: Anna Grygierek, Jacek Brygman, chyba że Zgromadzenie Ogólne Związku postanowi inaczej.

§ 13. Przewodniczący obrad prowadzi Zgromadzenie Ogólne Związku zgodnie z porządkiem obrad i czuwa nad jego zgodnością ze Statutem oraz niniejszym Regulaminem, w szczególności:

  1. stwierdza ważność obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku na podstawie wygenerowanej przez system informatyczny listy Przedstawicieli gmin (listy osób zalogowanych w sposób określony w § 7 Regulaminu).

  2. przedstawia uczestnikom Zgromadzenia Ogólnego Związku do zatwierdzenia ustalony porządek obrad Zgromadzenia,

  3. udziela głosu Przedstawicielom gmin według kolejności zgłoszeń, dokonanych w trybie § 16 niniejszego Regulaminu,

  4. sprawuje pieczę nad porządkiem obrad oraz wydaje stosowne zarządzenia porządkowe,

  5. przeprowadza głosowania i podaje do wiadomości ich wyniki na podstawie wydruków z systemu informatycznego. Wyniki te w czasie rzeczywistym będą wyświetlane przez system wszystkim uczestnikom Zgromadzenia Ogólnego Związku,

  6. podejmuje inne czynności wynikające z niniejszego Regulaminu,

  7. po wyczerpaniu spraw zawartych w porządku obrad ogłasza zakończenie obrad dzisiejszego Zgromadzenia Ogólnego Związku.

§ 14. Do obowiązków Prezydium należy:

  1. sporządzanie protokołu Zgromadzenia Ogólnego Związku na podstawie nagrania audio-wideo dokonanego podczas obrad dzisiejszego Zgromadzenia Ogólnego Związku,

  2. opracowanie tekstów uchwał Zgromadzenia Ogólnego zgodnie z wynikami głosowań,

  3. przekazanie zarejestrowanych wniosków Przedstawicieli gmin zgłoszonych przed Zgromadzeniem Ogólnym Związku oraz w trakcie trwania Zgromadzenia Ogólnego Związku (poprzez czat) Zarządowi Związku do rozpatrzenia.

§ 15. W celu realizacji obowiązków określonych w § 14. Regulaminu, Prezydium spośród swoich członków wybiera Sekretarza Zgromadzenia Ogólnego. Wybór Sekretarza następuje po zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Ogólne Związku składu Prezydium Zgromadzenia Ogólnego.

 

ZABIERANIE GŁOSU PODCZAS OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 16. Przedstawiciele gmin mają możliwość zabrania głosu on-line podczas obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku poprzez połączenie telefoniczne (numer telefonu i kod PIN jest udostępniony na czacie na początku Zgromadzenia). Przed połączeniem Przedstawiciele gmin informują o zamiarze zabrania głosu na czacie Zgromadzenia, wskazując punkt porządku obrad, w którym zamierzają zabrać głos. Po zainicjowaniu dyskusji w określonym punkcie obrad, Przedstawiciele gmin łączą się (poprzez wskazany numer telefonu i wprowadzenie kodu PIN) i kolejno Przewodniczący udostępnia im głos.

§ 17. Przewodniczący obrad udzielać będzie głosu Przedstawicielowi gminy, który zgłosił chęć zabrania głosu w sposób określony w § 16.

§ 18. Długość wystąpienia nie może przekroczyć 3 minut. Przewodniczący obrad może skrócić maksymalny czas wypowiedzi w przypadku dużej liczby zgłoszeń w danym punkcie porządku obrad.

§ 19. Każdy Przedstawiciel gminy, który nie zgłosił chęci zabrania głosu w sposób określony w § 16 Regulaminu, może w każdym czasie podczas obrad dzisiejszego Zgromadzenia Ogólnego Związku zabrać głos na czacie. Z dyskusji Prezydium Zgromadzenia Ogólnego Związku sporządza protokół (wyciąg), który zawiera wnioski i propozycje. Zarząd Związku rozpatrzy te wnioski na pierwszym posiedzeniu po obradach Zgromadzenia Ogólnego Związku, informując Przedstawiciela gminy o sposobie rozpatrzenia jego wniosku.

GŁOSOWANIA PODCZAS OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 20. Głosowania przeprowadza i wyniki każdego z nich ogłasza przewodniczący obrad.

§ 21. Każdemu Przedstawicielowi gminy członkowskiej biorącym udział w głosowaniu przysługuje jeden głos (§ 17 pkt 2 Statutu Związku).

§ 22. Głosowanie odbywa się w ciągu 3 minut od jego ogłoszenia przez Przewodniczącego obrad o przystąpieniu do głosowania, według instrukcji, o której mowa w § 5.

§ 23. Przewodniczący obrad ogłasza wyniki głosowań na podstawie danych z systemu informatycznego, który podaje wyniki głosowania podczas transmisji i generuje automatycznie wydruki wyników głosowania, które zostaną załączone do protokołu z obrad dzisiejszego Zgromadzenia Ogólnego Związku.

PROTOKÓŁ Z OBRAD ZGROMADZENIA OGÓLNEGO

§ 24. Z obrad Zgromadzenia Ogólnego Związku sporządza się protokół, który podpisują członkowie Prezydium, w tym Sekretarz. Protokół zawiera: datę, porządek obrad, nazwiska członków prezydium Zgromadzenia, krótki opis przebiegu dyskusji, wyniki głosowań, numery i treść podjętych uchwał, listę obecności wygenerowaną automatycznie przez system i podpisaną przez Przewodniczącego obrad. oraz wydruki wyników głosowań.

PRZEPIS KOŃCOWY

§ 25. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego przyjęcia przez dzisiejsze Zgromadzenie Ogólne Związku.